Conditions Générales de Référencement et d’Apport d’Affaires

Article 1 — Objet et champ d’application

1.1. Les présentes Conditions Générales (les « CG ») définissent les conditions dans lesquelles Desk to Desk SAS, société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Lille sous le numéro 932 110 216, dont le siège social est situé 19 rue d’Amiens, 59800 Lille (« Desk to Desk »), référence sur la plateforme www.desk-to-desk.com les espaces de bureaux mis à disposition par une entreprise (le « Partenaire ») et lui apporte des prospects.

1.2. Desk to Desk agit en qualité d’apporteur d’affaires. Elle n’est ni mandataire, ni agent commercial, ni gestionnaire des espaces du Partenaire, et n’intervient pas comme partie au contrat conclu entre le Partenaire et le client final.

1.3. Les CG s’appliquent à tout Partenaire qui publie ou fait publier un espace sur la plateforme.

Article 2 — Acceptation et articulation avec un accord particulier

2.1. La validation des présentes CG, par case à cocher lors de la publication d’un espace ou par tout autre moyen équivalent, vaut acceptation pleine et entière. Desk to Desk conserve la trace de cette acceptation (date, heure, identifiant du compte, version des CG acceptée) à titre de preuve.

2.2. Les présentes CG ne s’appliquent qu’à défaut d’accord écrit distinct (contrat d’apporteur d’affaires, convention de partenariat, accord-cadre ou avenant) conclu entre Desk to Desk et le Partenaire. En cas d’accord écrit existant, celui-ci prévaut intégralement sur les CG pour l’ensemble des points qu’il traite ; les CG ne s’appliquent alors qu’à titre supplétif, pour les points non couverts par cet accord.

2.3. Le Partenaire déclare être légalement autorisé à mettre à disposition les espaces qu’il publie et disposer de l’ensemble des autorisations, permis et documents nécessaires, à jour.

2.4. La personne qui accepte les CG déclare disposer du pouvoir d’engager le Partenaire.

Article 3 — Publication et gestion des annonces

3.1. Le Partenaire autorise expressément Desk to Desk à publier sur www.desk-to-desk.com les annonces de ses espaces, avec photos, descriptifs, disponibilités et informations techniques et tarifaires.

3.2. Le Partenaire garantit détenir les droits (notamment droits d’auteur et droits à l’image) sur les contenus qu’il transmet et concède à Desk to Desk une licence gratuite, non exclusive et révocable de reproduction et de représentation de ces contenus aux fins prévues aux articles 3 et 4, pour la durée du référencement.

3.3. Le Partenaire peut à tout moment demander la modification, la mise à jour (prix, disponibilité, caractéristiques) ou la suppression d’une annonce. Desk to Desk traite ces demandes sous 48 heures ouvrées maximum.

3.4. Le Partenaire s’engage à maintenir ses informations de disponibilité et de tarification exactes et à jour.

3.5. Desk to Desk s’engage à ne publier les annonces du Partenaire que sur son propre site www.desk-to-desk.com et à ne pas les diffuser sur d’autres plateformes d’annonces immobilières (SeLoger, BureauxLocaux, Leboncoin ou tout autre site concurrent).

3.6. Desk to Desk se réserve le droit de refuser, suspendre ou retirer une annonce non conforme, inexacte, illicite ou incompatible avec sa ligne éditoriale, après information du Partenaire.

Article 4 — Utilisation à des fins marketing

4.1. Le Partenaire autorise Desk to Desk à utiliser les photos, informations et contenus relatifs à ses espaces pour :

des publications sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook, etc.) ;

des supports de communication (newsletters, brochures, présentations commerciales) ;

des articles de blog et contenus éditoriaux.

4.2. Cette utilisation se fait de manière professionnelle et dans le respect de l’image de marque du Partenaire.

4.3. Le Partenaire peut à tout moment demander la suppression d’une publication ou d’un article spécifique. Desk to Desk y donne suite sous 48 heures ouvrées, sous réserve des contraintes techniques propres aux plateformes tierces.

Article 5 — Transmission des prospects

5.1. Desk to Desk transmet les prospects par e-mail, avec les informations disponibles suivantes : société et secteur d’activité, contact principal (nom, e-mail, téléphone), besoins (surface, localisation, durée, budget), date de recherche souhaitée.

5.2. Le Partenaire s’engage à examiner chaque prospect et à informer Desk to Desk de sa décision (disponibilité, proposition, refus) sous 7 jours ouvrés.

5.3. Le Partenaire informe Desk to Desk de l’avancement des discussions et, en tout état de cause, de la signature d’un contrat avec un prospect transmis, dans un délai de 15 jours à compter de la signature.

5.4. Le Partenaire ne peut utiliser les coordonnées des prospects transmis à d’autres fins que le traitement de la demande concernée (notamment : pas de prospection commerciale sur d’autres offres sans base légale propre).

Article 6 — Commission

6.1. Principe. La commission n'est due qu'en cas de signature d'un contrat (bail, contrat de prestation de services, convention d'occupation ou de sous-location) avec un client apporté par Desk to Desk. Si le Partenaire trouve un client par ses propres moyens, y compris pour un espace référencé sur la plateforme, aucune commission n'est due : le référencement et les actions marketing sont gratuits.

6.2. Montant.

Si le contrat est conclu pour une durée initiale égale ou supérieure à 12 mois : 10 % du montant HT du contrat sur la première année (12 premiers mois).

Si le contrat est conclu pour une durée initiale inférieure à 12 mois : 10 % du montant HT du contrat sur la période de réservation.

L'assiette retenue est définie à l'article 6.3.

6.3. Assiette. La commission est calculée sur le montant hors taxes du contrat de prestation de services conclu avec le client, c'est-à-dire l'ensemble des sommes récurrentes facturées au titre de l'occupation : loyer, charges, services inclus, ainsi que tout pack, formule ou option souscrit de façon récurrente (pack premium, services additionnels, postes ou places supplémentaires).

Sont exclus de l'assiette :

le dépôt de garantie et les frais de dossier ;

les travaux d'aménagement, de personnalisation ou d'équipement spécifiques demandés par le client ;

les prestations ponctuelles facturées à l'usage (location de salles de réunion à l'heure, impressions, événements, restauration, parking à la journée) ;

les remises commerciales, gratuités et franchises effectivement accordées au client.

La commission est majorée de la TVA au taux en vigueur.

6.4. Évolution du contrat en cours de période commissionnée. La commission porte sur le montant réellement facturé au client pendant la période commissionnée, et non sur le seul montant signé initialement. En cas d'augmentation du montant du contrat au cours de cette période — postes ou espaces supplémentaires, extension de surface, changement de bureau, souscription d'un pack ou d'options récurrentes, indexation tarifaire — la commission de 10 % s'applique également au supplément, au prorata de la durée restant à courir sur la période commissionnée.

Le Partenaire informe Desk to Desk de toute évolution de ce type dans un délai de 15 jours. Desk to Desk émet une facture complémentaire selon les mêmes modalités de paiement que la commission initiale.

En cas de diminution du montant du contrat ou de départ anticipé du client, la commission est régularisée à la baisse dans les mêmes conditions, au prorata des sommes effectivement facturées.

6.5. Renouvellement et extension de durée. Sauf accord écrit contraire, aucune commission n'est due au titre du renouvellement ou de la prolongation du contrat au-delà de la période commissionnée.

6.6. Fait générateur. La commission est acquise à la signature du contrat par le client. Elle n'est exigible qu'en cas de paiement effectif des sommes correspondantes par le client.

Article 7 — Modalités de paiement

7.1. Deux options sont possibles, arrêtées par écrit lors de la signature du contrat de location :

Option A — Paiement unique

Facture émise dès la signature du contrat par le client ;

Paiement sous 60 jours maximum après l'emménagement du client.

Option B — Paiement échelonné

Prélèvement SEPA via GoCardless ;

Première échéance au plus tard le mois suivant l'emménagement ;

Périodicité au choix : mensuelle (12 échéances max), trimestrielle (4 max) ou semestrielle (2 max) ;

Suspension possible en cas de défaut de paiement du client signalé par le Partenaire, avec reprise automatique dès régularisation.

7.2. Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux d'intérêt légal majoré, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce).

Article 8 — Exclusions

8.1. Sont exclus du champ de la commission les prospects :

déjà en contact direct avec le Partenaire avant la transmission par Desk to Desk ;

avec lesquels le Partenaire avait engagé des négociations avant cette transmission.

8.2. Pour être opposable, cette exclusion doit être invoquée par le Partenaire par écrit dans les 7 jours ouvrés suivant la transmission du prospect, avec un élément de preuve daté (échange e-mail, entrée CRM, proposition commerciale). À défaut, le prospect est réputé nouvellement apporté par Desk to Desk.

Article 9 — Durée, suspension et résiliation

9.1. Les CG sont conclues pour une durée d'un an, renouvelable par tacite reconduction.

9.2. Chaque Partie peut y mettre fin à tout moment moyennant un préavis d'un mois, notifié par e-mail avec accusé de réception ou par LRAR. La résiliation est immédiate en cas de manquement grave.

9.3. La résiliation entraîne le retrait des annonces mais n'affecte pas les commissions dues au titre des contrats signés, ou en cours de négociation avec un prospect transmis avant la résiliation et signés dans les 6 mois suivant celle-ci.

9.4. Desk to Desk peut modifier les CG. Les modifications sont notifiées au Partenaire et s'appliquent aux référencements en cours à l'expiration d'un délai de 30 jours, sauf refus exprès du Partenaire valant résiliation.

Article 10 — Confidentialité

10.1. Chaque Partie s'engage à préserver la confidentialité des informations non publiques échangées (conditions commerciales, données prospects, informations stratégiques), pendant la durée des relations et 2 ans après leur fin.

Article 11 — Données personnelles (RGPD)

11.1. Qualité des Parties. Desk to Desk et le Partenaire agissent en qualité de responsables de traitement indépendants pour les traitements qu'ils mettent en œuvre respectivement. Aucune Partie n'agit comme sous-traitant de l'autre.

11.2. Finalités et bases légales. Les données de contact des collaborateurs du Partenaire sont traitées pour l'exécution des relations contractuelles (article 6.1.b RGPD). Les données des prospects sont transmises au Partenaire sur la base de l'intérêt légitime des Parties à répondre à une demande de recherche de bureaux, ou du consentement du prospect lorsqu'il est requis (article 6.1.a et 6.1.f RGPD).

11.3. Catégories de données. Identité, coordonnées professionnelles, société et fonction, besoins immobiliers exprimés, historique des échanges. Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 RGPD n'est transmise.

11.4. Information des personnes. Desk to Desk informe les prospects, lors de la collecte, de la transmission possible de leurs données à des opérateurs et partenaires en vue du traitement de leur recherche, et met à disposition sa politique de confidentialité.

11.5. Limitation de finalité. Le Partenaire s'interdit d'utiliser les données des prospects transmis à d'autres fins que le traitement de leur demande, de les céder ou de les transmettre à des tiers sans base légale propre.

11.6. Durée de conservation. Les données prospects sont conservées 3 ans à compter du dernier contact en l'absence de contrat, et pendant la durée de la relation contractuelle augmentée des délais légaux de prescription en cas de contrat.

11.7. Sécurité et sous-traitants. Chaque Partie met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 RGPD). Desk to Desk recourt à des sous-traitants (hébergement, CRM, e-mailing, prélèvement) présentant des garanties suffisantes.

11.8. Transferts hors UE. Tout transfert hors Union européenne est encadré par une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

11.9. Droits des personnes. Les personnes concernées disposent des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, exerçables auprès de contact@desk-to-desk.com. Chaque Partie transfère sans délai à l'autre toute demande la concernant et coopère à son traitement.

11.10. Violation de données. Chaque Partie informe l'autre sans délai injustifié, et au plus tard sous 48 heures, de toute violation de données susceptible d'affecter les données échangées, et lui communique les éléments utiles à ses propres obligations de notification.

11.11. Réclamation. Toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Article 12 — Responsabilités et assurances

12.1. Chaque Partie justifie d'une assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité.

12.2. Desk to Desk n'est pas responsable de la solvabilité, du sérieux ou du comportement des prospects transmis, ni de l'issue des négociations.

12.3. Le Partenaire demeure seul responsable de la conformité de ses espaces aux normes en vigueur (sécurité, accessibilité, ERP, salubrité) et de l'exactitude des informations qu'il communique.

12.4. Desk to Desk est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité est, sauf faute lourde ou dolosive, plafonnée au montant des commissions perçues du Partenaire au cours des 12 derniers mois. Sont exclus les dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chance, atteinte à l'image).

Article 13 — Force majeure

Aucune Partie ne pourra être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Article 14 — Dispositions diverses

14.1. Les Parties sont des contractants indépendants ; les CG ne créent aucune société, mandat ou exclusivité.

14.2. Le Partenaire ne peut céder ses droits au titre des CG sans l'accord écrit de Desk to Desk.

14.3. Si une clause était déclarée nulle, les autres dispositions demeureraient applicables.

14.4. Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

Article 15 — Droit applicable et litiges

Les présentes CG sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution sera soumis, après tentative de résolution amiable, à la compétence exclusive des tribunaux de Lille.

Desk to Desk SAS — 19 rue d'Amiens, 59800 Lille — RCS Lille 932 110 216 — Contact : contact@desk-to-desk.com — www.desk-to-desk.com